Vous devez premièrement assigner les postes téléphoniques (normalement le 0 et les postes 701-7xx) à vos différents employés ou services et activer ou non la boîte vocale associée à ce poste.

Nous vous suggérons de les écrires sur papiers de cette façon:

0: Réception
701: Jean Untel
702: Jeanne Tremblay
...

Une fois les postes assignés sur papiers, vous devez les entrer dans le portail d'administration Virtutel au https://admin.virtutel.ca . Vous devrez y allez en tant qu'administrateur pour configurer tous les postes. Alternativement, vous pouvez demander aux employés de configurer leur propre poste en démarrant le portail d'administration avec leur poste et leur NIP personnel.

Ouvrez la section Postes Téléphoniques en cliquant sur le signe "+". Pour chaque poste vous devez:

1) Configurer la boîte vocale dans la sous-section "Options" en entrant le nom (Prénom et nom de famille, dans cet ordre) comme ceci: "Jean Untel". NOTE: Si c'est un nom composé ou que la personne à plus d'un nom de famille ou prénom, collez les noms ensemble sans espace pour que le répertoire téléphonique fonctionne correctement. Par exemple "JeanPascal Tremblay". Seuls les lettres sans accents sont acceptés. Ceci deviendra le nom lors des appels internes (si des téléphones Virtutel ont été installés) et dans le répertoire vocal d'entreprise.

2) Dans la section "Options", activez la boîte vocale si vous en voulez. Sinon, la personne qui vous appelle entendra "personne n'est disponible pour vous répondre en ce moment" et retournera dans le menu.

3) Toujours dans la section "Options", si vous voulez recevoir un courriel lorsque vous avez un message vocal, entrez-le. Choisissez une des options suivantes:
- Avis : Vous recevrez un avis de messages, mais le message d'y sera pas joint. Vous devrez appeler votre boîte vocale pour l'entendre
- Avis avec message vocal: Vous recevrez un avis de messages, et le messages y sera joint. Cependant le message sera toujours dans votre boîte vocale Virtutel. Soyez prudent, elle peut se remplir et refuser les messages.
- Avis avec message vocal, effacer ensuite : Le message sera envoyé par courriel en pièce jointe et sera effacer des équipements de Virtutel. Votre boîte vocale Virtutel ne se rempliera donc jamais.

4) Dans la section "Redirection", entrer les redirections externes (cellulaire, téléphone résidentiels) avec le délai de sonnerie (avant de passer à autre chose). Vous avez jusqu'à trois redirections qui seront tenté une après l'autre. Vous pouvez aussi mettre un horaire d'activité pour chaque redirection (format de l'heure 24 heures, exemple: "07:30" à "17:00").