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Utilisation de la messagerie vocale

Introduction

Sur un système Virtutel, chaque poste possède sa propre boîte vocale. Le numéro de la boîte vocale correspond généralement au numéro de poste. Cette boîte vocale doit cependant être configuré de façon minimal au départ pour que le système fonctionne de façon optimal. Vous devriez enregistrer au minimum votre message de non-disponibilité ainsi que votre nom. Voir Menu de la boîte vocale - Options de la boîte vocale plus bas pour accèder à l'enregistrement de ces messages.

Le message entendu lorsque quelqu’un a tente de vous joindre sans succès est le message de non-disponibilité, sauf s’il y a un message temporaire d’enregistré. Vous devez effacer le message temporaire pour que la boîte vocale utilise le message de non-disponibilité.

Accèder à une boîte vocale

On peut accèder à une boîte vocale à partir d'un appareil IP Virtutel tel un téléphone Polycom, Aastra ou autre (c.-à-d. de l'interne) ou d'un appareil externe (cellulaire, appareil téléphonique résidentiel, etc.)

Accès de l'interne

  1. Utiliser la fonction "Messagerie" de l'appareil téléphonique, généralement identifié par une icône d'enveloppe ou le mot Messages. Si vous avez plus d'une boîte vocale associée à votre appareil, l'appareil vous demandera quelle boîte vocale accéder.  Il suffira ensuite d'entre le NIP de cette boîte vocale pour y accèder.
  2. Vous pouvez aussi utiliser les touches ** (deux fois l'étoile) et le numéro de la boîte vocale, qui correspond généralement au poste à trois ou quatre chiffres. Par exemple,
    **0 accèdera à la boîte vocale 0 de n'importe quel appareil interne.  Cette méthode permet d'accèder à une boîte vocale qui n'est pas associée à votre appareil, par exemple une adjointe pourra accèder à la boîte vocale de son patron.  Vous devrez toutefois connaître le NIP de la boîte vocale pour y accèder.

Accès de l'externe
Il suffit de composer un de vos numéros de téléphone. Lorsque vous entendrez la réception automatisée vous n'avez qu'à composer ** (deux fois étoile) et votre numéro de poste. Par exemple, **0 accèdera à la boîte vocale 0.  Notez cependant que vous devrez connaître le NIP de la boîte vocale pour y accèder

Si tous vos numéros sont redirigés vers un(e) réceptioniste sans passer par une réception automatisée, vous ne pourrez pas accèder à votre boîte vocale de l'exterieur. Les méthodes possibles pour contourner ce problème sont :

  1. Contactez-nous pour commander un numéro additionnel qui servira d'accès aux employés désirant accèder à leur boîte vocale.
  2. Utilisez la redirection de messages par courriel (configurable du portail d'administration).
  3. Vous pouvez toujours demander à la réceptioniste de vous transferer à vos messages à chaque fois. Elle pourra le faire en vous redirigeant sur ** et votre numéro de boîte vocale (par exemple **0). Nous recommandons cependant d'utiliser une des méthodes précédentes.

Menu de la messagerie vocale

Pour une liste des touches de la messagerie vocale, consultez ce document

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